Program do księgowości online – czy warto?

Prowadząc własną firmę lub działalność gospodarczą jesteśmy zobowiązani prawnie do prowadzenia księgowości. W zależności od rodzaju przedsiębiorstwa (jednoosobowa, spółka cywilna czy spółki prawa handlowego) musimy prowadzić pełną księgowość albo książkę przychodów i rozchodów. Powszechnie stosowaną formą obsługi tego typu usług były biura rachunkowe. Jednak w dobie internetu coraz częściej pojawiają się programy do prowadzenia księgowości online. Czy warto z nich korzystać? Jak program do księgowości online działa w praktyce?

Księga przychodów i rozchodów

Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółki cywilne zwolnione są z prowadzenia pełnej księgowości. Muszą oni jedynie opierać wszystkie swoje działania biznesowe na Księdze Przychodów i Rozchodów, czyli powszechnie znanej jako KPiR. Jej wypełnianie (kiedyś za pomocą zeszytów, dziś już w formie elektronicznej) polega na uwzględnieniu wszystkich wydatków i wpływów z działalności. Nie ma tutaj podziału na poszczególne konta, również operacje takie jak wypłacanie pieniędzy z rachunku bankowego nie muszą być umieszczane na odpowiednich kontach. Prowadzenie KPiR jest stosunkowo proste i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Jedyne, z czego musimy sobie zdawać sprawę to jakie koszty możemy zaliczyć jako koszty firmowe oraz kiedy i na jakich zasadach należałoby wnosić urzędowe opłaty i podatki – jak VAT czy PIT.

Zobacz także: Porady dla przedsiębiorców

Pełna księgowość

Pełna księgowość w firmie odnosi się do wszelkich spółek prawa handlowego, jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka komandytowa. Wymaga ona znacznie większego zaangażowania i głębszej znajomości terminów księgowych. Każda operacja wykonywana w przedsiębiorstwie musi zostać bowiem przedstawiona na podstawie kont księgowych. Zakup materiału nie będzie więc tylko kosztem, który normalnie wpisywalibyśmy do zestawienia wydatków. Na pełnej księgowości konieczne będzie przedstawienie nie tylko opłacenia danej faktury, ale także momentu jej wystawienia czy przyjęcia danego materiału na stan magazynowy. Ponadto, pamiętać trzeba o przygotowywaniu comiesięcznych wyciągów bankowych, na których widoczne będą nie tylko kwoty i daty opłacenia faktur i przychodów ze sprzedaży, ale także opłat transakcyjnych czy wypłat z bankomatu. W takiej spółce nic nie może zginąć, każdy, nawet najmniejszy grosz, musi zostać udokumentowany.

Program do księgowości online

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zależy Ci na oszczędności kosztów, z powodzeniem możesz skorzystać z pomocy jaką oferują programy do księgowości online. Ich cena waha się w granicach od kilkudziesięciu do nawet 100 zł za miesiąc, jednak w porównaniu z profesjonalnym biurem księgowym jest ona znacznie korzystniejsza. Takie oprogramowanie znacznie ułatwia pracę, bowiem większość operacji jest już za nas robiona automatycznie. Wystarczy jedynie w każdym miesiącu utworzyć listę poniesionych wydatków w postaci faktur i rachunków, wygenerować faktury sprzedażowe, a program sam policzy nam np. zaliczkę na podatek dochodowy. Będziemy mogli również, za pomocą jednego przycisku wygenerować i wysłać deklarację VAT – niezależnie czy rozliczamy się miesięcznie czy kwartalnie. A jeśli będziemy potrzebować pomocy, możemy skorzystać z opcji usługi doradczej.

Trochę inaczej wygląda sprawa prowadzenia ksiąg rachunkowych na pełnej księgowości. Nie bez powodu ceny obsługi spółki z o.o. zaczynają się od 500 zł w górę i zależą od liczby obsługiwanych w danym miesiącu dokumentów. Wymaga to bowiem dużej wiedzy i doświadczenia. Choć programy do księgowości online starają się jak najbardziej uprościć ewidencję wszystkich czynności gospodarczych w jednostce, to jednak nie są one wystarczające dla osoby, która swoją przygodę z własnym biznesem zaczyna. Chyba, że masz w okolicy znajomego speca od finansów, który pomoże Ci w rozwiązaniu skomplikowanego problemu księgowego. Pamiętaj, że każdy błąd w takich programie kosztować Cię może grzywną ze strony Urzędu Skarbowego.

Zobacz także: KAIZEN Czym jest i jak na nim może obecnie skorzystać Twoja firma?